20.01.2026, Kinga Ślusarczyńska

7 grzechów głównych udokumentowanej informacji

„Ach, te procedury, tabelki, opisy procesów i rejestry. Kto by się w tym połapał? A ten audytor znowu wpisuje niezgodność z udokumentowanej informacji. Uwziął się, czy co?”

Jeśli nie raz, nie dwa przyszły ci takie myśli do głowy ten artykuł jest dla ciebie! Poniżej wyjaśniam najczęstsze problemy dotyczące udokumentowanej informacji, z jakimi borykamy się w organizacjach.

Pycha

Kiedy ignorujesz wzorniki i wewnętrzne reguły opisujące, jak powinna wyglądać dokumentacja w organizacji okazuje się, że tworząc nowy dokument zapominasz o istotnych kwestiach, tutaj nie ma daty, tutaj podpisu, tutaj autor i osoba sprawdzająca to ta sama osoba, tutaj numerowanie jest inne albo zduplikowane. Rekomenduję, aby stworzyć i korzystać z wzorów najczęściej stosowanych dokumentów, informować, gdzie takie wzory można znaleźć i regularnie je aktualizować.

Chciwość

Jak stworzymy dokument chcemy być jego autorami, osobami które go sprawdzają, akceptują i za niego odpowiadają. Ale zapominamy o jednej ważnej kwestii: swoich błędów nie zauważamy! Osoba z boku zwróci uwagę na nieścisłości, pomyłki, czy literówki, które zmieniają sens treści. Nie bójmy się poprosić koleżankę z działu albo menagera o rewizję naszego dokumentu przed publikacją. Takie działanie spowoduje, że nie trzeba będzie co chwila aktualizować nowego dokumentu.

Nieczystość

Czasem zdarza się, że nasza dokumentacja ulegnie zniszczeniu albo schematy, czy zdjęcia są nieczytelne i niezrozumiałe. Warto chronić naszą dokumentację przed zalaniem, pobrudzeniem, czy zniszczeniem. Teraz w dobie digitalizacji jest to ułatwione zadanie dobrze sprawdzą się też zalaminowane instrukcje. Sprawdźmy też czy, wszystkie ilustracje i rysunki są czytelne i zrozumiałe. Nie zapominajmy o prostym języku, tłumaczeniu skrótów i akronimów oraz wyraźnych zdjęciach.

Zazdrość

Często wzorujemy się dokumentacją, która powstała w innym dziale, czy organizacji. Chcemy mieć tak samo, jak nie lepiej. Jestem zwolenniczką podejścia, że dokumentacja powinna być szyta na miarę, ułatwiać pracę a nie ją utrudniać. Zbyt wiele dokumentów potrafi wprowadzić chaos w organizacji i spowodować, że nie będą one aktualizowane na czas. Zbyt mało może powodować ciągłe pytania i różne sposoby postępowań. Warto znaleźć złoty środek, aby dokumentacja wspomagała naszą pracę a nie ją komplikowała.

Gniew

Tworzymy, aktualizujemy, staramy się a ciągle jest coś nie tak. Wtedy warto zastanowić się jaki jest cel naszej udokumentowanej informacji, dla kogo ją tworzymy, kto będzie z niej korzystać. Im prościej, tym lepiej zamiast stron tekstu warto wprowadzić zdjęcie czy schemat opisujący działania. Zamiast nerwów można zorganizować burzę mózgów i wtedy pojawią się nowe pomysły oraz rozwiązanie naszych problemów.

Lenistwo

Stworzymy dokument i myślimy, że to koniec naszej pracy. Niestety, nie ma tak łatwo. Dokumentacja powinna być aktualizowana w ustalonych odstępach czasu a przy kluczowych zmianach niezwłocznie. Udokumentowane informacje mają wspomagać naszą pracę, a nieaktualne dokumenty na pewno nam w tym nie pomogą.

Nieumiarkowanie

Dokumentacja drukowana lub ściągana na pracownicze dyski, dystrybuowana w bardzo dużych ilościach, nie mamy kontroli nad jej obiegiem i nie wiemy, ile egzemplarzy danej wersji jest w organizacji. Jeśli często korzystasz z jakiegoś dokumentu nie drukuj go, nie ściągaj lepiej zapisać sobie link do ścieżki lub stworzyć zakładkę w ulubionych, gdzie ten dokument możesz znaleźć. Wtedy jesteś pewny, że korzystasz zawsze z aktualnego wydania.

Jak widać grzeszki dokumentacyjne nie są tak straszne, jak malują je koledzy w pracowniczej kantynie. Najważniejszy jest zdrowy rozsądek i systematyczne działanie, bo nadzór nad udokumentowaną informacją ma sens!